Come usiamo Hootsuite per fare #smem

5 Marzo 2016 Lascia un commento

I volontari della Protezione Civile di Calderara di Reno (Bo) da aprile 2015 utilizzano anche i social media per comunicare allerte meteo, informazioni utili nei casi di emergenza e per aumentare la cultura del rischio cercando di diffondere il più possibile l’importanza di prepararsi in anticipo ai possibili eventi.

I social media per la loro immediatezza e popolarità sono diventati un mezzo molto efficace per dare questo tipo di informazioni e da tempo si sta affrontando la questione (la Protezione Civile Nazionale ha un tavolo aperto per definire delle linee guida) e da più parti vengono sollecitazioni a considerare questi strumenti soprattutto per la parte di prevenzione (come ad esempio dall’ONU in occasione della Terza Conferenza mondiale sulla riduzione del rischio di catastrofi).

Proprio per la grande visibilità che offrono, la gestione dei canali social comporta anche una grande responsabilità. Durante le emergenze le informazioni devono essere corrette, verificate, puntuali, chiare. È quindi indispensabile che all’improvvisazione, venga contrapposta una grande preparazione e organizzazione definita in anticipo e nei minimi dettagli.

È per questo che la Protezione Civile di Calderara ha stabilito, grazie ad uno studio approfondito di esperienza nazionali e internazionali, specifiche linee guida che comprendono la Policy di utilizzo per Operatori Interni, la Policy di Moderazione e Rapporti con gli Utenti, la Grammatica e le Modalità di Pubblicazione, definendo delle check list e delle tipologie di messaggi da utilizzare durante le emergenze.

Per gestire i diversi canali la Protezione Civile ha creato un piccolo team e si è dotata di Hootsuite per gestirli in modo coordinato.

Ecco come viene utilizzato nelle diverse fasi:

GESTIONE
La Protezione Civile di Calderara è presente al momento su Facebook, Twitter e Instagram.
Grazie ad Hootsuite in un’unica schermata e con un unico accesso è possibile visualizzare le pagine dei diversi canali, programmare i post/tweet delle campagne di prevenzione (potendoli poi visualizzare, ritardare e cancellare). I post/tweet possono essere anche preparati in anticipo e salvati come bozze in modo che siano disponibili al momento opportuno (ad esempio quando è prevista neve per ricordare le precauzioni da prendere)

MONITORAGGIO
Un aspetto molto importante nella gestione delle emergenze sui social, è la fase di monitoraggio. È infatti importante sia monitorare le fonti di informazioni ufficiali sia controllare che non si diffondano false informazioni.
È per questo che è utile sfruttare le funzioni di Hootsuite che permettono di monitorare eventuali citazioni su Twitter, ma anche hashtag definiti e determinate parole chiave. Hootsuite inoltre permette di filtrare queste informazioni per lingua, area geografica e indice di popolarità (attraverso il Klout) potendo così concentrare l’attenzione solo sui messaggi effettivamente rilevanti.
Sempre attraverso la piattaforma di Hootsuite è poi possibile monitorare quello che avviene su tutto il web, attraverso il lettore RSS interno, impostando quindi i siti da cui raccogliere informazioni e utilizzando servizi gratuiti come Talkwalker che permettono di rilevare in automatico nuovi articoli/pagine web che contengono determinanti parole chiave.Hootsuite quindi facilita nell’utilizzo dei diversi canali social consentendo un controllo completo e aiutando a definire un vero e proprio pannello di gestione accessibile completamente anche in mobilità con l’apposita app.

Ecco alcune schermate:

Le bozze dei messaggi pronte per essere pubblicati